Der passende Einstieg

Für wen ist das sinnvoll?

Dieses Angebot richtet sich an Unternehmen, bei denen Anfragen aus mehreren Kanälen eingehen und deren Bearbeitung zunehmend unübersichtlich wird. Vielleicht fehlen klare Zuständigkeiten, Informationen werden mehrfach übertragen oder das Nachfassen hängt von einzelnen Personen ab. Wir betrachten den tatsächlichen Weg vom ersten Kontakt bis zur weiteren Vertriebsbearbeitung. Dabei beziehen wir die Mitarbeiter ein, die täglich mit dem Ablauf arbeiten. Ziel ist eine verständliche Struktur mit sinnvollen technischen Hilfen. Welche Schritte automatisiert werden und wo eine persönliche Entscheidung notwendig bleibt, wird anhand Ihres Prozesses, Ihrer Systeme und der verfügbaren Informationen festgelegt.

Konkret für Ihr Unternehmen

Was wir für Sie umsetzen.

01

Prozessaufnahme und Prioritäten

Wir erfassen, wo Kontakte entstehen, welche Informationen vorliegen und wie diese heute weiterbearbeitet werden. Dabei betrachten wir Übergaben, wiederkehrende Aufgaben und mögliche Lücken. Gemeinsam priorisieren wir die Stellen, an denen eine klarere Struktur oder Automatisierung sinnvoll ist. So entsteht ein konkreter Umsetzungsplan statt einer Sammlung unverbundener technischer Funktionen.

02

CRM-Strukturen

Ein CRM soll den Arbeitsalltag verständlich abbilden. Wir unterstützen bei der Strukturierung von Kontakten, Bearbeitungsständen und erforderlichen Informationen. Welche Felder und Abläufe benötigt werden, leiten wir aus Ihrem Vertrieb ab. Vorhandene Systeme werden berücksichtigt; mögliche Änderungen oder ein neues System werden erst nach Prüfung und gemeinsamer Abstimmung eingeplant.

03

Leadverteilung und Übergaben

Wir legen mit Ihnen fest, welche Anfragen an welche Personen oder Teams weitergegeben werden. Kriterien können sich aus Ihrem konkreten Angebot und Ihren Zuständigkeiten ergeben. Die vereinbarte technische Umsetzung verbindet Eingang und Weiterbearbeitung. Dabei klären wir auch, wie Sonderfälle erkannt werden und wer eingreift, wenn eine automatische Zuordnung nicht passt.

04

Nachfassen, Termine und Reaktivierung

Wir strukturieren vereinbarte Folgeschritte wie Erinnerungen, Nachfassaufgaben oder die Vorbereitung einer Terminbuchung. Auch die erneute Ansprache vorhandener Kontakte kann als eigener Ablauf betrachtet werden. Anlass, verfügbare Informationen und Kommunikationsgrundlagen werden gemeinsam geklärt. Persönliche Vertriebsarbeit und automatisierte Schritte sollen sich ergänzen und für Ihr Team nachvollziehbar bleiben.

05

Verbindung unterschiedlicher Systeme

Wenn Daten zwischen Website, Kampagnen, CRM oder weiteren Anwendungen übertragen werden sollen, prüfen wir die benötigten Verbindungen. Technische Möglichkeiten hängen von den eingesetzten Systemen und verfügbaren Zugängen ab. Wir setzen die vereinbarten Abläufe um und betrachten dabei nicht nur den Normalfall, sondern auch fehlende Angaben und notwendige manuelle Rückfragen.

Vertiefende Leistungen

CRM & Leadmanagement

Von der Ausgangslage zur Umsetzung

So arbeiten wir zusammen.

  1. 01

    Ablauf gemeinsam sichtbar machen

    Wir sprechen mit den zuständigen Personen und verfolgen typische Anfragen durch Ihren Prozess. Gemeinsam sammeln wir Systeme, Zuständigkeiten und wiederkehrende Aufgaben. Daraus entstehen klar abgegrenzte Prioritäten für die Umsetzung.

  2. 02

    Struktur und Verbindungen umsetzen

    Die vereinbarten CRM-Strukturen und Automatisierungen werden eingerichtet. Sie stellen erforderliche Zugänge und fachliche Entscheidungen bereit. Mit geeigneten Beispielen prüfen wir, ob Informationen und Aufgaben am vorgesehenen Ort ankommen.

  3. 03

    Im Arbeitsalltag einführen

    Wir stimmen die Übergabe mit Ihrem Team ab und klären Zuständigkeiten für die weitere Nutzung. Zusätzliche Anpassungen oder laufende Betreuung können vereinbart werden, wenn sich Prozesse oder Systeme später verändern.

Mit einer klar abgegrenzten Übergabe beginnen

Ein sinnvoller Einstieg kann ein einzelner Ablauf sein, bei dem regelmäßig Informationen fehlen oder manuelle Doppelarbeit entsteht. Beschreiben Sie zunächst Eingang, gewünschtes Ergebnis und beteiligte Personen ohne Softwarebegriffe. Erst daraus ergeben sich die Anforderungen an Systeme und Automatisierungen. Wir klären mit Ihnen, welche Entscheidungen festen Regeln folgen und wo jemand den Kontext beurteilen muss. Ein überschaubarer Umfang erleichtert die Prüfung und zeigt, welche weiteren Verbindungen später sinnvoll ergänzt werden können.

Sonderfälle vor dem Einsatz durchgehen

Ein Ablauf sollte nicht nur mit vollständig ausgefüllten Beispielkontakten funktionieren. Besprechen Sie auch fehlende Angaben, bereits vorhandene Kontakte, geänderte Zuständigkeiten und abgeschlossene Vorgänge. Für diese Fälle werden passende Regeln oder ein Weg zur manuellen Bearbeitung benötigt. Gemeinsam prüfen wir, welche Informationen für die Entscheidung verfügbar sind. Die Abstimmung umfasst außerdem, wer Unklarheiten im Alltag übernimmt. So bleibt die Verantwortung nachvollziehbar, auch wenn ein automatisierter Schritt den konkreten Fall nicht abschließend bearbeiten kann.

Praktisch vorbereiten

Was ist bereits geklärt?

Nutzen Sie die Punkte für Ihr Briefing. Offene Fragen können wir gemeinsam klären.

0 von 4 Punkten geprüft
Vorbereitung für Ihr Projekt

Gut zu wissen

Häufige Fragen.

Müssen wir ein neues CRM einführen?

Nicht automatisch. Zunächst prüfen wir, wie Ihr vorhandenes System genutzt wird und welche Anforderungen tatsächlich bestehen. Oft betrifft die Aufgabe eher Zuständigkeiten, Datenstruktur oder Übergaben. Ob Anpassungen ausreichen oder eine andere Lösung besprochen werden sollte, ergibt sich aus dieser Ausgangslage. Ein Systemwechsel wird nicht ohne gemeinsame Entscheidung vorausgesetzt.

Welche Prozesse lassen sich sinnvoll automatisieren?

Besonders geeignet sind wiederkehrende Schritte mit klaren Regeln und verlässlichen Eingangsdaten. Dazu können Zuordnungen, Informationsübertragungen oder interne Erinnerungen gehören. Wo eine fachliche Bewertung oder ein persönliches Gespräch erforderlich ist, bleibt menschliche Arbeit wichtig. Wir betrachten deshalb jeden Ablauf im Zusammenhang, statt möglichst viele Schritte ungeprüft zu automatisieren.

Was braucht anwision von unserem Team?

Wir benötigen Einblick in die tatsächliche Bearbeitung von Kontakten, die eingesetzten Systeme und die bestehenden Zuständigkeiten. Eine verantwortliche Ansprechperson bündelt Entscheidungen und organisiert die erforderlichen Zugänge. Mitarbeitende aus dem Alltag helfen, Sonderfälle zu erkennen. Ihr Aufwand hängt vom Projektumfang ab und wird vor der Umsetzung gemeinsam eingeplant.

Ist jede Verbindung zwischen unseren Systemen möglich?

Das lässt sich erst anhand der konkreten Anwendungen, verfügbaren Schnittstellen und benötigten Daten beurteilen. Wir prüfen die geplanten Verbindungen vor der Umsetzung und stimmen geeignete Wege mit Ihnen ab. Einschränkungen oder zusätzliche technische Voraussetzungen werden dabei benannt. Die Einrichtung einzelner Abläufe und eine laufende Betreuung können getrennt vereinbart werden.

Können wir zunächst nur einen einzelnen Ablauf verbessern?

Ja. Ein abgegrenzter Prozess kann separat betrachtet und umgesetzt werden. Wichtig ist, dass seine Übergaben zu den übrigen Aufgaben klar sind. Gemeinsam definieren wir Start, Ergebnis und Zuständigkeiten und halten fest, welche benachbarten Abläufe zunächst unverändert bleiben.

Was passiert, wenn sich ein beteiligtes System später verändert?

Änderungen können Auswirkungen auf bestehende Verbindungen haben. Die Zuständigkeit für Prüfung und Anpassung sollte deshalb vor der Übergabe besprochen werden. Eine laufende Betreuung ist möglich, muss aber konkret vereinbart werden; sie ergibt sich nicht automatisch aus der ursprünglichen Einrichtung.

Kunden & Zusammenarbeit

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Zu unseren Kunden gehören Unternehmen aus Immobilienwirtschaft, Hotellerie, Logistik und Steuerberatung. Sprechen Sie uns auf Arbeitsbeispiele an, die zu Ihrem Vorhaben passen.

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