Der passende Einstieg

Für wen ist das sinnvoll?

Für Unternehmen, bei denen Kontakte aus verschiedenen Quellen zusammenkommen, Zuständigkeiten nicht immer eindeutig sind oder Nachfassen viel manuelle Arbeit erfordert. Die Lösung passt auch, wenn Marketing und Vertrieb unterschiedliche Vorstellungen von relevanten Anfragen haben und eine gemeinsame Grundlage für Bearbeitung und Auswertung benötigen.

Konkret für Ihr Unternehmen

Was wir für Sie umsetzen.

01

Den tatsächlichen Ablauf aufnehmen

Wir verfolgen den Weg eines Kontakts von der ersten Anfrage bis zur weiteren Bearbeitung. Dabei besprechen wir verwendete Systeme, Informationsbedarf und Zuständigkeiten. Wiederkehrende Rückfragen und manuelle Übergaben zeigen, an welchen Stellen eine Veränderung hilfreich sein kann.

02

Einen einfachen Zielprozess definieren

Bevor Technik ergänzt wird, klären wir gemeinsam die benötigten Schritte: Welche Kontakte werden erfasst, wer übernimmt sie und wann wird nachgefasst? Aus diesen Entscheidungen ergeben sich Anforderungen an CRM-Strukturen, Statusfelder und eine nachvollziehbare Verteilung eingehender Anfragen.

03

Systeme und Kommunikation verbinden

Je nach vorhandenen Möglichkeiten verbinden wir Formulare, CRM und weitere eingesetzte Systeme. Wiederkehrende Schritte können durch Automatisierungen ergänzt werden. E-Mail-Strecken oder die Reaktivierung bestehender Kontakte werden nur dann eingeplant, wenn Inhalt, Datenbasis und vorgesehenes Einsatzszenario dazu passen.

04

Rückmeldungen zurück ins Marketing führen

Wir legen fest, welche Informationen aus der Kontaktbearbeitung für Marketingentscheidungen hilfreich sind. Dazu können wiederkehrende Anliegen oder die vereinbarten Kriterien für passende Anfragen gehören. So erhalten Kampagnen und Inhalte eine zusätzliche Grundlage für ihre Weiterentwicklung.

Von der Ausgangslage zur Umsetzung

So arbeiten wir zusammen.

  1. 01

    Abläufe gemeinsam sichtbar machen

    Im Austausch mit Ihren Ansprechpartnern erfassen wir den bestehenden Weg und die wichtigsten Schwierigkeiten. Dabei halten wir fest, welche Systeme bereits genutzt werden und welche Aufgaben bei Marketing, Vertrieb oder anderen Beteiligten liegen.

  2. 02

    Priorisierte Verbindungen umsetzen

    Wir beginnen mit den abgestimmten Änderungen und prüfen die benötigten technischen Möglichkeiten. Regeln, Übergaben und Kommunikationsschritte werden nachvollziehbar eingerichtet. Beispielkontakte helfen dabei zu prüfen, ob Informationen im vorgesehenen Ablauf an der richtigen Stelle ankommen.

  3. 03

    Im Alltag prüfen und anpassen

    Nach der Einführung betrachten wir gemeinsam, wie der Ablauf im Team funktioniert. Wo Informationen fehlen oder Regeln zu aufwendig sind, wird nachgeschärft. Weitere Automatisierungen folgen nur, wenn der zugrunde liegende Prozess ausreichend klar ist.

Sonderfälle vor der Automatisierung besprechen

Neben dem regulären Ablauf betrachten wir Situationen, in denen Regeln nicht eindeutig greifen. Eine Anfrage kann unvollständig sein, zu mehreren Leistungsbereichen passen oder einen bereits vorhandenen Kontakt betreffen. Gemeinsam legen wir fest, welche Information dann benötigt wird und wer die weitere Bearbeitung übernimmt.

Diese Entscheidungen fließen in die vereinbarte Umsetzung ein. Technische Möglichkeiten werden anhand Ihrer Systeme geprüft. Wo eine automatische Zuordnung nicht sinnvoll ist, wird ein nachvollziehbarer manueller Schritt vorgesehen. Das schafft eine Grundlage, auf der Ihr Team auch abweichende Fälle bearbeiten und Rückfragen eindeutig zuordnen kann.

Verantwortung nach der Einrichtung festlegen

Ein Ablauf sollte auch nach einer Änderung von Zuständigkeiten verständlich bleiben. Deshalb klären wir bei der Übergabe, wer Regeln, Empfänger und benötigte Felder betreut. An geeigneten Beispielen werden die vorgesehenen Schritte geprüft. Wenn sich Ihr Angebot oder Team verändert, kann eine abgestimmte Anpassung des Prozesses vereinbart werden.

Praktisch vorbereiten

Was ist bereits geklärt?

Nutzen Sie die Punkte für Ihr Briefing. Offene Fragen können wir gemeinsam klären.

0 von 4 Punkten geprüft
Vorbereitung für Ihr Projekt

Gut zu wissen

Häufige Fragen.

Müssen wir dafür ein neues CRM einführen?

Nicht zwingend. Wir prüfen zuerst, ob Ihr vorhandenes System die benötigten Abläufe abbilden kann und welche Verbindungen möglich sind. Oft ist zunächst eine klarere Struktur wichtig. Falls technische Grenzen bestehen, besprechen wir die Anforderungen und mögliche nächste Schritte, bevor über einen Wechsel oder zusätzliche Systeme entschieden wird.

Welche Aufgaben lassen sich automatisieren?

Das hängt von Ihren Abläufen und den Möglichkeiten der eingesetzten Systeme ab. Denkbare Aufgaben sind die Erfassung und Verteilung neuer Kontakte, interne Hinweise oder definierte Nachfassschritte. Wir prüfen jeden Baustein im Zusammenhang mit dem Prozess. Persönliche Entscheidungen und individuelle Kommunikation behalten dabei einen klaren Platz.

Kann anwision auch die vorgelagerten Marketingmaßnahmen betreuen?

Ja. Websites, Landingpages, Kampagnen und E-Mail-Marketing können mit der Prozessarbeit verbunden werden. Der Vorteil liegt in gemeinsam abgestimmten Anforderungen an Inhalte, Kontaktfelder und Übergaben. Sie können jedoch auch zunächst einen einzelnen Ablauf verbessern lassen und die Zusammenarbeit bei Bedarf um weitere Leistungen ergänzen.

Was passiert, wenn eine Anfrage keiner Regel entspricht?

Für solche Fälle wird im Zielprozess eine zuständige Person oder Anlaufstelle festgelegt. Welche Benachrichtigung oder technische Übergabe möglich ist, prüfen wir anhand Ihrer Systeme. Die weitere Bearbeitung soll auch ohne eindeutige automatische Zuordnung nachvollziehbar bleiben.

Wie werden spätere Änderungen im Vertrieb berücksichtigt?

Neue Zuständigkeiten oder Angebote können Auswirkungen auf Felder, Zuordnung und Folgeaufgaben haben. Wir empfehlen, diese Änderungen gebündelt mit den verantwortlichen Personen zu prüfen. Eine Anpassung oder laufende Begleitung kann passend zum Umfang vereinbart werden.

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